Kekompakan Staf Admin JDIH Unila
JDIH adalah singkatan dari “Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum”. Ini adalah sistem atau platform yang digunakan di Indonesia untuk mengelola dan menyebarkan informasi hukum, seperti peraturan perundang-undangan, keputusan pengadilan, dan dokumen-dokumen hukum lainnya.
Pada salah satu kesempatan yang diberikan oleh Pimpinan Universitas Lampung dimana seluruh Administrator JDIH baik dari tingkat Fakultas, Unit, hingga universitas dikumpulkan untuk melaksanakan Studi Banding. Hal ini menjadi sebuah kebijakan yang baik dimana Keaktifan JDIH juga menjadi aspek penilaian di Pengurus Pusat, sehingga kegiatan seperti ini dapat memotivasi dan memberikan semangat kepada para admin untuk bertugas lebih baik.
Tugas seorang admin JDIH (Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum) biasanya meliputi beberapa hal berikut:
- Mengelola Data Hukum: Admin JDIH bertanggung jawab untuk mengelola dan memelihara data hukum yang terdapat dalam sistem JDIH. Ini mencakup penyimpanan, pembaruan, dan pengindeksan dokumen-dokumen hukum seperti peraturan perundang-undangan, putusan pengadilan, dan dokumen hukum terkait lainnya.
- Memastikan Ketersediaan Informasi: Admin harus memastikan bahwa informasi hukum yang tersedia di sistem JDIH selalu terbaru dan akurat. Ini dapat mencakup memperbarui data, memeriksa keabsahan dokumen, dan menghapus atau memperbaiki informasi yang tidak lagi relevan atau sudah kadaluwarsa.
- Pelayanan Informasi: Memberikan pelayanan informasi kepada pengguna JDIH, baik secara langsung maupun melalui saluran komunikasi seperti email atau telepon. Ini bisa berupa memberikan informasi hukum umum, membantu dalam pencarian dokumen tertentu, atau memberikan arahan tentang penggunaan sistem.
- Pemeliharaan Teknis: Admin harus memastikan bahwa sistem JDIH berfungsi dengan baik. Ini termasuk memantau kinerja sistem, memperbarui perangkat lunak atau perangkat keras yang diperlukan, dan menangani masalah teknis jika terjadi.
- Pelatihan Pengguna: Memberikan pelatihan kepada pengguna JDIH yang mungkin membutuhkan bantuan dalam menggunakan sistem atau melakukan pencarian informasi hukum.
- Keamanan Data: Menjaga keamanan data yang tersimpan dalam sistem JDIH, termasuk melindungi informasi sensitif dari akses yang tidak sah atau potensi kebocoran.
- Pengelolaan Arsip: Mengatur dan mengelola arsip fisik dan elektronik dari dokumen-dokumen hukum yang ada. Ini termasuk penyimpanan yang tepat, pencatatan, dan jika diperlukan, penghapusan dokumen yang sudah tidak relevan.
- Pembaruan dan Pemeliharaan Website: JDIH biasanya memiliki situs web tempat informasi hukum tersedia untuk publik. Admin harus memastikan bahwa situs web ini tetap terbaru, mudah diakses, dan memenuhi standar keamanan dan privasi.
- Kerjasama dengan Pihak Terkait: Berinteraksi dengan pihak-pihak terkait seperti instansi pemerintah, lembaga hukum, atau lembaga dokumentasi lainnya untuk pertukaran informasi dan kerjasama.
- Melaksanakan Kebijakan dan Prosedur: Memastikan bahwa semua kegiatan yang dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku.
- Pelaporan dan Evaluasi Kinerja: Membuat laporan berkala tentang kinerja sistem JDIH, termasuk statistik penggunaan dan evaluasi keefektifan sistem.
- Pengembangan dan Peningkatan Sistem: Berpartisipasi dalam pengembangan dan peningkatan sistem JDIH, termasuk memberikan masukan tentang perubahan atau fitur baru yang mungkin diperlukan.
Setiap instansi atau organisasi JDIH mungkin memiliki tugas yang sedikit berbeda tergantung pada ukuran, kompleksitas, dan fokus mereka. Namun, tugas-tugas yang disebutkan di atas adalah umumnya yang terkait dengan peran seorang admin JDIH.
Editor: Tri Widioko